Zašto punomoć ili ovjera ne budu prihvaćene - najčešće greške

Greška 1. Ovjera potpisa umjesto notarske obrade

Najčešće se donese punomoć s potpisom ovjerenim u općini za posao koji traži notarsku obradu. Općinski službenik potvrđuje samo da ste vi potpisali dokument. Notar kod obrade odgovara i za sadržaj te provjerava je li posao dopušten, u kojoj formi i s kojim posljedicama.

Prema članu 90 Zakona o obligacionim odnosima, punomoć za posao koji traži posebnu formu mora i sama biti u toj formi. Ako ugovor mora biti notarski obrađen, mora i punomoć za njegovo potpisivanje.

Kod nekretnina se entiteti razlikuju. U Republici Srpskoj i Brčko distriktu promet nekretnina obavezno ide kroz notarski obrađenu ispravu, pa i punomoć za prodaju stana mora kod notara. U Federaciji BiH je Ustavni sud FBiH odlukom U-22/16 ukinuo obaveznu notarsku obradu, pa se za zemljišnu knjigu načelno prihvataju i ugovori s ovjerenim potpisima. Praksa ipak nije ujednačena i dio ureda i dalje očekuje notarski akt, zato formu prije potpisivanja provjerite kod zemljišnoknjižnog ureda ili notara koji će posao raditi.

Prije ovjere pitajte instituciju koja dokument prima da li joj je dovoljna ovjera potpisa ili traži notarsku obradu. Formulacije „notarski obrađeno" ili „u formi notarskog akta" zahtijevaju formu koja se ne može dobiti općinskom ovjerom potpisa.

Greška 2. Punomoć ne pokriva konkretnu radnju

Institucije odbijaju punomoći s formulacijama poput „Ovlašćujem ga da me zastupa u svim pravnim poslovima", iako djeluju kao najšire moguće ovlaštenje. Član 91 Zakona o obligacionim odnosima opštu punomoć ograničava na redovne poslove; za sve izvan toga punomoćnik mora imati posebno ovlaštenje. Za preuzimanje mjenične obaveze, jemstvo, poravnanje ili odricanje od nekog prava bez naknade zakon traži posebno ovlaštenje za svaki pojedini slučaj.

Sud, notar i zemljišna knjiga očekuju da u punomoći piše konkretna radnja, predmet i granice ovlaštenja, pa je najsigurnije u punomoći navesti tačno za šta se daje ovlaštenje, uz konkretan zahtjev, nekretninu s brojem uloška ili predmet s brojem spisa.

Greška 3. Nepotpuni podaci u punomoći

Bez JMBG-a, adrese ili broja lične isprave institucija ne može pouzdano utvrditi ko je koga ovlastio, i to je dovoljan razlog za vraćanje. Isto vrijedi za radnju opisanu tako uopšteno da se ne vidi na šta se odnosi.

Punomoć mora sadržavati najmanje puno ime i prezime vlastodavca i punomoćnika, JMBG ili broj ličnog dokumenta za oboje, tačan opis radnje, datum i potpis vlastodavca.

Greška 4. Ovjerena kopija umjesto originala (ili obrnuto)

Ako institucija traži original, a donesete ovjerenu kopiju, predmet stoji dok ne donesete traženi dokument. Isto vrijedi kad se traži ovjerena kopija, a predajete običnu fotokopiju.

Nivoa su tri: obična fotokopija bez dokazne snage, ovjerena kopija na kojoj je službenik potvrdio da odgovara originalu, i original. Koji nivo treba, određuje institucija, pa to pitanje postavite prije predaje, u istom pozivu u kojem provjeravate nivo ovjere.

Greška 5. Starost dokumenta

Ovjera i izvod nemaju zakonski rok trajanja, ali institucija smije tražiti svjež dokument. U praksi se najčešće traži da izvod, uvjerenje ili ovjerena kopija ne budu stariji od tri, šest ili dvanaest mjeseci. Dio službi isto pravilo primjenjuje i na punomoć, koja formalno važi dok je vlastodavac ne opozove, ali s datumom ovjere starijim od godinu teško prolazi.

Kad rok nigdje ne piše, pitajte koliko star dokument smije biti prije nego što ga pribavite, pogotovo ako se izvodi plaćaju.

Greška 6. Pretpostavka da ovjera potvrđuje sadržaj

Ovjera potpisa potvrđuje ko je potpisao, a ovjera kopije da kopija odgovara originalu. Tim ovjerama se ne potvrđuje da je sadržaj tačan, potpun ni zakonit.

Pogrešan JMBG, zamijenjena imena ili radnja opisana u pola rečenice prolaze kroz ovjeru bez ijedne primjedbe, jer službenik sadržaj i ne čita. Primjedbu stavlja institucija koja dokument prima, obično kad je već kasno. Sadržaj zato provjerite prije odlaska na ovjeru, istom pažnjom kojom se ugovor čita prije potpisa.

Greška 7. Opozvana ili istekla punomoć i smrt vlastodavca

Vlastodavac može punomoć opozvati u svako doba, izjavom bez posebne forme, čak i ako se ugovorom odrekao tog prava (član 92 ZOO). Ako je u punomoći naveden rok ili je vezana za jedan postupak, prestaje istekom roka ili završetkom postupka.

Smrću vlastodavca punomoć po pravilu prestaje (član 94 ZOO). Zato se račun preminulog ne smije prazniti po staroj punomoći, pa se čeka ostavinski postupak, a isto vrijedi i za prodaju stana ili auta.

Institucija koja posumnja da je punomoć opozvana ili da vlastodavac više nije živ smije tražiti svjež dokaz, poput novijeg datuma ovjere, izjave da punomoć nije opozvana ili kontakta s vlastodavcem, jer odgovara ako postupi po punomoći koja više ne važi.

Greška 8. Nepodudaranje imena na dokumentima

Punomoć glasi na vjenčano prezime, a lična karta još na rođeno. Ili strani dokument piše ime bez dijakritike, pa je Đorđe postao Dordje. Službenik koji ne može upariti ime na punomoći s imenom u ličnoj ispravi dokument vraća, jer za njega to formalno nisu ista osoba.

Svi dokumenti u istom postupku trebaju glasiti identično. Poslije vjenčanja ili razvoda prvo se usklađuju lični dokumenti, pa tek onda prave punomoći. Za razlike u transliteraciji iz stranih isprava obično se prilaže izvod iz matične knjige koji povezuje oba oblika imena, a sudskom tumaču kod prevoda recite kako je ime upisano u vašim bh. dokumentima.

Istekla lična karta ili pasoš na dan ovjere onemogućavaju i ovjeru i punomoć, jer se identitet utvrđuje važećim dokumentom.

Strana punomoć, konzularna ovjera i apostille

Za dokument ovjeren van BiH provjeravaju se forma i porijeklo ovjere. Najsigurnije je ovjeriti ga u diplomatsko-konzularnom predstavništvu BiH, gdje je ovjera ravna ovjeri u zemlji, pa dokument ulazi u postupak bez ijednog dodatnog pečata i bez prevoda. Plaćate konzularnu taksu i čekate na termin.

Punomoć ovjerena kod stranog notara je strana isprava. Da bi je organ u BiH prihvatio, treba joj apostille države u kojoj je ovjerena, osim ako ta država s BiH ima bilateralni ugovor koji isprave oslobađa svake nadovjere. Ugovor imaju, između ostalih, Hrvatska, Slovenija, Srbija, Crna Gora, Austrija, Mađarska, Češka, Slovačka i Rumunija. Punomoć od tamošnjeg notara prolazi samo s prevodom. Njemačka i Švicarska takvog ugovora nemaju, pa njihove ovjere idu s apostilleom, a isto vrijedi za SAD i ostale članice Haške konvencije bez posebnog ugovora. Za državu koje na ovom spisku nema računajte na apostille; ako nije ni u Haškoj konvenciji, čeka vas puna legalizacija.

Detaljan pregled po državama je u vodiču o ovjeri i prevodu stranih dokumenata, a kako punomoć i izjava iz inostranstva izgledaju u praksi, korak po korak, pokazuje vodič za ostavinu kad je nasljednik u inostranstvu.

Za dokumente koji putuju konvencijskim putem po Haškoj konvenciji o izdržavanju iz 2007. legalizacija i apostille se ne smiju tražiti (član 41 Konvencije). Ako alimentaciju naplaćujete iz inostranstva preko nadležnih organa, apostille za te papire ne plaćate.

Prevod ovjeren pečatom sudskog tumača

Strani dokument, pa i strana punomoć, u postupak ulazi s prevodom ovjerenim pečatom stalnog sudskog tumača za taj jezik. Prevod agencije, poznanika ili profesora bez tog pečata ne vrijedi, ma koliko bio tačan. Sudski tumač je imenovan rješenjem ministarstva pravde i pečatom odgovara za vjernost prevoda.

Tumača tražite po jeziku: Federalno ministarstvo pravde objavljuje liste po jezicima na svojoj stranici, u Republici Srpskoj spisak vodi Ministarstvo pravde RS, a imaju ga i sudovi. Isprave na hrvatskom ili srpskom se ne prevode, jer su to jezici u službenoj upotrebi u BiH.

Institucije često očekuju prevod teksta isprave i samog apostille pečata, ali ta praksa nije ujednačena. Pitajte organ prije naručivanja, da ne platite stranicu prevoda koja nikome ne treba, ili da vam dokument ne bude vraćen zbog stranice koja fali.

Zahtjevi banke za punomoć

Banka prema svojim internim procedurama smije odbiti i punomoć koja bi na sudu prošla bez primjedbe. Mnoge prihvataju samo punomoć na vlastitom obrascu, potpisanu u poslovnici, ili traže notarski obrađenu punomoć s izričito navedenim računom i radnjama. Banke tim zahtjevima upravljaju rizikom, što ne predstavlja propust u zakonu. Na takvu praksu ne možete se žaliti šalteru.

Prije nego što platite ovjeru, nazovite banku i pitajte koju formu traži za konkretnu radnju, poput uvida u stanje, podizanja novca ili gašenja računa. Obim ovlaštenja i rizici detaljnije su opisani u vodiču o punomoći za bankovni račun.

Postupak nakon odbijanja dokumenta

Službenik odbijanje dokumenta na šalteru obično saopšti usmeno i uopšteno, riječima „ovo nam ne vrijedi".

1. Tražite tačan razlog i tačan zahtjev, po mogućnosti pisano, o tome koja forma treba (ovjera potpisa, notarska obrada, original), koji podaci fale i koliko star dokument smije biti. Službenik koji odbija treba znati reći šta bi bilo prihvatljivo.
2. Provjerite može li sadržaj ostati. Ako je problem samo nivo ovjere, isti tekst nosite na notarsku obradu ili novu ovjeru; ako fale podaci ili je radnja preširoko opisana, piše se nova punomoć.
3. Ako je vlastodavac u inostranstvu, odmah računajte na novu ovjeru u konzulatu ili kod stranog notara, apostille ako treba i prevod. To zna trajati sedmicama, pa krenite isti dan.
4. Ako dva službenika traže različito, zatražite pisanu informaciju ili pojašnjenje nadređene službe. Usmena uputstva se razlikuju od šaltera do šaltera; ono što je napisano, obavezuje.
5. Pratite rokove postupka zbog kojeg vam dokument treba i zatražite produženje ili pisano najavite da dokumentaciju dopunjavate, da vam predmet ne bude odbačen dok čekate novu ovjeru.

Tri provjere prije predaje dokumenta

Većina odbijanja se spriječi jednim telefonskim pozivom prije pripreme dokumenta. Provjere zahtjeva institucije, sadržaja prije ovjere i primjeraka pri predaji pokrivaju gotovo sve greške iz ovog teksta.

1. Prije pripreme pitajte instituciju koja dokument prima koju vrstu dokumenta i nivo ovjere traži, treba li original ili kopija i koliko star dokument smije biti.
2. Prije ovjere pročitajte dokument prema zahtjevima službenika koji ga prima i provjerite jesu li svi podaci potpuni, imena identična onima u ličnim ispravama, radnja opisana konkretno i forma ona koja je tražena.
3. Pri predaji ponesite i original i ovjerenu kopiju kad je to izvodljivo. Traže li original, kopija ostaje vama za evidenciju; traže li kopiju, original se vraća.

Korisni izvori