Fotokopija, ovjerena kopija i original - nisu ista stvar
Kada institucija traži „ovjerenu kopiju", to ne znači da treba donijeti original. Ali ne znači ni da je dovoljna obična fotokopija. Ovjerena kopija je fotokopija na kojoj službenik pečatom potvrđuje da je pregledao original i da kopija odgovara tom originalu.
Najčešća zabuna nastaje kada se pomiješaju tri različite stvari: obična fotokopija, ovjerena kopija i original. Tada se na šalter donese pogrešan dokument - obična kopija umjesto ovjerene, original kada to nije potrebno ili kopija bez originala potrebnog za ovjeru.
Šta ovjera kopije zapravo potvrđuje
Službenik koji ovjerava kopiju radi jednu stvar: poredi fotokopiju s originalom i potvrđuje da su isti. Pečat i klauzula na kopiji kažu da je kopija vjerna originalu na dan ovjere.
Šta ovjera kopije NE potvrđuje: da je sadržaj originala tačan, da je original izdat od prave institucije, da original nije falsificiran, da je dokument još uvijek važeći ili da ispunjava uslove za konkretnu namjenu. Sve to ostaje na onome ko dokument koristi i na instituciji koja ga prima.
Tri nivoa - fotokopija, ovjerena kopija, original
Obična fotokopija
Kopija bez ovjere. Nema službeni pečat, nema klauzulu. Većina institucija je ne prihvata kao dokaz. Koristi se za informativne svrhe, vlastitu evidenciju ili kao podloga za ovjeru.
Ovjerena kopija (ovjereni prepis)
Fotokopija na kojoj službenik pečatom potvrđuje da odgovara originalu. Većina institucija prihvata ovjerenu kopiju umjesto originala, osim u slučajevima gdje zakon izričito traži original.
Original
Izvorni dokument izdat od nadležne institucije. Traži se u posebnim slučajevima: sudski postupci, upis nekretnina, određene bankarske radnje. Ako institucija traži original, ovjerena kopija nije zamjena.
Kako se ovjerava kopija
- Napraviti fotokopiju dokumenta (na kopir-aparatu, u copy shopu ili kod kuće).
- Ponijeti i original i fotokopiju u općinsku službu za ovjere ili kod notara.
- Službenik poredi kopiju s originalom.
- Ako se poklapaju, službenik stavlja pečat i klauzulu na kopiju.
- Platiti taksu. Original se vraća, ovjerena kopija ostaje.
- Original ne ostaje u službi - vraća se odmah nakon ovjere.
Bez originala nema ovjere kopije
Službenik ne može ovjeriti kopiju ako nema original za uporedbu. Ako je original izgubljen, prvo se traži duplikat ili zamjenski dokument od institucije koja ga je izdala.
Kada je dovoljna ovjerena kopija, a kada traže original
Opće pravilo: većina administrativnih postupaka prihvata ovjerenu kopiju. Original se traži u postupcima koji imaju veću pravnu težinu - sudski sporovi, upis prava u zemljišne knjige, određene bankarske radnje i drugi slučajevi propisani zakonom.
Kada postoji sumnja, najkorisnije je prije odlaska provjeriti šta institucija tačno traži: original, ovjerenu kopiju ili običnu fotokopiju. Jedna kratka provjera često štedi cijeli dodatni odlazak.
Koliko ovjerenih kopija napraviti
Korisno je napraviti bar jednu ovjerenu kopiju više nego što se traži. Ako postupak zahtijeva jednu ovjerenu kopiju, uraditi dvije. Dodatna kopija služi za vlastitu evidenciju i za slučaj da se original ili kopija zagubi. Ovjera više kopija odjednom je znatno jeftinija i brža nego naknadno vraćanje u službu.