Učitavanje…
Kada institucija traži „ovjerenu kopiju", ne traži original, ali joj ni obična fotokopija nije dovoljna. Traži treću stvar: fotokopiju na koju je službenik stavio pečat i klauzulu, potvrdu da je kopiju uporedio s originalom i da se slažu.
Ta tri pojma se na šalteru stalno miješaju, pa se donese obična kopija tamo gdje se tražila ovjerena, ili kopija bez originala bez kojeg ovjere nema. Najskuplja je ipak zabluda o tome šta pečat na kopiji uopšte znači.
Propisi su tu neobično izričiti. U Federaciji BiH se i danas primjenjuje Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa preuzet iz 1971. godine, Republika Srpska ima svoj iz 2009. godine, a suština je u oba ista: ovjeravanje prepisa je potvrđivanje njegove istovjetnosti s izvornom ispravom i ovjerom se ne potvrđuje istinitost sadržaja isprave. Fotokopija se pri ovjeri računa kao prepis.
Pečat na kopiji zato kaže samo jedno: na dan ovjere ova kopija se slagala s papirom koji je službenik imao pred sobom. Ne kaže da je taj papir pravi, da ga je izdala nadležna institucija, da još važi niti da mu je sadržaj tačan. Autentičnost originala službenik i ne provjerava.
Ovjerena kopija falsifikata je i dalje falsifikat
Ovjera kopije nije dokaz da je dokument ispravan ni važeći. Ako je original falsifikovan, ovjera to neće otkriti niti ispraviti; provjera vjerodostojnosti ostaje na instituciji koja dokument prima i izdavaocu.
Druga česta zamjena je s ovjerom potpisa. Ona potvrđuje ko se potpisao, ne kopiju ničega: za punomoći i izjave se zato ovjerava potpis, a za dokumente koji već postoje kopija.
Nema pečata ni klauzule i sama po sebi ne dokazuje ništa. U upravnom postupku se smije predati i obična kopija, ali službenik tada mora sam utvrditi slaže li se s originalom, pa bez originala pri ruci ne vrijedi mnogo. Njeno mjesto je vlastita evidencija i informativna upotreba.
Fotokopija s pečatom i klauzulom o istovjetnosti. U većini postupaka zamjenjuje original: institucija smije tražiti da original donesete na uvid, ali u spisu umjesto njega ostaje kopija.
Izvorna isprava, izdata od nadležne institucije. Tamo gdje poseban propis ili priroda posla traže baš original, ovjerena kopija ga ne zamjenjuje; koji su to slučajevi, objašnjeno je niže.
Sam postupak je kratak i isti je kod notara i u općini; razlika je uglavnom u cijeni.
Bez originala nema ovjere kopije
Službenik ne smije ovjeriti kopiju ako nema original za poređenje. Ako je original izgubljen, prvo od izdavaoca zatražite duplikat; za izgubljenu ličnu kartu, pasoš ili vozačku postupak je poseban.
Građani u inostranstvu kopiju mogu ovjeriti u diplomatsko-konzularnom predstavništvu BiH. Takva ovjera ima isto dejstvo kao ovjera u zemlji, što najviše znači kad dokumenti idu za ostavinu ili drugi postupak u BiH.
U upravnim postupcima pravilo ide u korist stranke i zapisano je u sva tri zakona o upravnom postupku, državnom, federalnom i onom Republike Srpske: isprava se predaje u originalu, ovjerenom prepisu ili ovjerenoj fotokopiji. Ako predate ovjerenu kopiju, službenik smije tražiti da original pokažete na uvid, a u predmetu ostaje kopija.
Isti zakoni kažu i da podatke o kojima organ vodi službenu evidenciju službenik pribavlja po službenoj dužnosti, te da se od stranke ne smije tražiti dokaz koji organ može brže i lakše sam pribaviti. Šalterska praksa zna biti drugačija, ali kad vam neko traži da vadite i ovjeravate uvjerenje o podatku koji taj isti organ vodi, imate se na šta pozvati.
Original bez zamjene traže postupci u kojima isprava ima posebnu dokaznu težinu: sud će tražiti original testamenta u ostavinskom postupku, zemljišnoknjižni ured originale za upis, a svoja pravila imaju i banke. Kada niste sigurni, prije odlaska provjerite šta institucija tačno traži: original, ovjerenu kopiju ili običnu fotokopiju. Jedna kratka provjera štedi cijeli dodatni odlazak.
Ovjera kopije nema zakonski rok trajanja. Klauzula potvrđuje istovjetnost s originalom na dan ovjere i ta potvrda ne prestaje važiti protekom vremena.
Uslov „ovjera ne starija od tri ili šest mjeseci" postavljaju institucije same, jer žele svjež dokaz da se stanje u međuvremenu nije promijenilo. Kod dokumenata koji se mijenjaju, poput izvoda iz matičnih knjiga, njima zapravo treba svjež dokument, ne svježa ovjera. Kod dokumenata koji se ne mijenjaju, poput diplome, starija ovjera najčešće prolazi; instituciju koja ipak traži novu ne možete prisiliti pozivanjem na propis, jer propisa o tome nema.
Sve više isprava nastaje samo u elektronskom obliku: uvjerenja iz e-servisa, bankovni izvodi u PDF-u, dokumenti s elektronskim potpisom ili pečatom. Njihov ispis na papiru nije original, a služba za ovjere nema papirni izvornik s kojim bi ispis uporedila, pa klasična ovjera kopije tu ne pomaže.
Za te slučajeve Zakon o elektronskom dokumentu FBiH predviđa poseban put: papirna kopija elektronskog dokumenta nastaje ovjerom ispisa, koju u upravnom postupku radi organ koji postupak vodi, a u ostalim slučajevima notar, uz obaveznu oznaku da je riječ o kopiji elektronskog dokumenta. Tako izrađena kopija ima istu pravnu snagu kao elektronski izvornik. Slične zakone imaju i nivo BiH i Republika Srpska.
Najjednostavnije je ipak pitati instituciju prima li elektronski dokument direktno. Dio e-uvjerenja ima kod ili link preko kojeg primalac sam provjerava vjerodostojnost, pa štampanje i ovjeravanje uopšte nisu potrebni.
Napravite bar jednu ovjerenu kopiju više nego što postupak traži. Ovjera više primjeraka odjednom je jedan odlazak i jedno poređenje s originalom; naknadno vraćanje u službu je novi red i nova taksa. Višak ostaje u vašoj evidenciji za slučaj da se neki primjerak zagubi.
