Dokument koji izgleda uredan može biti pogrešan
Dokument može izgledati uredno, imati pečat i ovjeren potpis, a ipak biti pogrešan za konkretnu radnju. Najčešći razlog nije forma sama po sebi nego nesklad između onoga što dokument jeste i onoga što institucija traži.
Najviše problema nastaje zbog pogrešne vrste dokumenta, nedovoljnog nivoa ovjere, nepotpunih podataka ili pogrešne pretpostavke da ovjera rješava i sadržaj dokumenta.
Greška 1: Ovjera potpisa umjesto notarske obrade
Ovo je česta greška. Donese se punomoć sa ovjerenim potpisom u općini, a institucija ili pravni posao traže viši nivo notarske forme. Razlika je suštinska: općinska ovjera potvrđuje identitet potpisnika, dok notar za određene poslove radi viši nivo notarske forme koji uključuje i sadržaj i propisanu formu dokumenta.
Kako izbjeći: prije ovjere provjeriti kod institucije koja prima dokument da li je dovoljna ovjera potpisa ili se traži notarska obrada. Ako je zahtjev formulisan kao „notarski obrađeno" ili „u formi notarskog akta", općinska ovjera nije dovoljna.
Greška 2: Punomoć ne pokriva konkretnu radnju
Opća punomoć može biti formulisana kao ovlaštenje za zastupanje u svim pravnim poslovima. Međutim, institucija može tražiti posebnu punomoć koja navodi konkretnu radnju - npr. podnošenje tačno određenog zahtjeva, raspolaganje određenom nekretninom ili preduzimanje jedne jasno opisane procesne radnje.
Neke institucije prihvataju opću punomoć, druge traže posebnu. Najsigurniji pristup je u punomoći navesti tačno za šta se daje ovlaštenje. Preširoko formulisana punomoć može biti odbijena jer ne pokriva konkretnu radnju dovoljno precizno.
Greška 3: Nepotpuni podaci u punomoći
Punomoć u kojoj nedostaje JMBG punomoćnika, adresa, broj lične karte ili tačan opis radnje može biti odbijena. Institucija nema obavezu prihvatiti dokument koji ne identificira jasno ko je ovlašten i za šta.
Minimalni podaci koje punomoć treba sadržavati: puno ime i prezime vlastodavca i punomoćnika, JMBG ili broj ličnog dokumenta za oboje, opis ovlaštenja (za šta se daje) i datum i potpis vlastodavca.
Greška 4: Ovjerena kopija umjesto originala (ili obrnuto)
Institucija traži original, a donesena je ovjerena kopija. Ili traži ovjerenu kopiju, a donesena je obična fotokopija. Obje situacije znače vraćanje.
Kako izbjeći: prije predaje dokumentacije provjeriti da li institucija traži original, ovjerenu kopiju ili običnu fotokopiju. Ta razlika je čest razlog vraćanja dokumentacije.
Greška 5: Dokument je „star"
Neke institucije ne prihvataju dokumente starije od 3, 6 ili 12 mjeseci. Ovjerena kopija izvoda iz matične knjige od prije dvije godine može biti odbijena jer institucija traži svjež dokument. Isto može važiti i za punomoć ili potvrdu ako institucija traži noviji datum.
Rokovi se razlikuju po institucijama i po vrsti dokumenta. Kada rok nije jasan, korisno je unaprijed provjeriti da li institucija traži „svjež" dokument i koliko star dokument smije biti.
Greška 6: Pretpostavka da ovjera potvrđuje sadržaj
Ovjera potpisa potvrđuje identitet potpisnika. Ovjera kopije potvrđuje da kopija odgovara originalu. Ni jedno ni drugo ne potvrđuje da je sadržaj tačan, zakonit ili potpun.
Ako je u punomoći pogrešan JMBG, pogrešno ime punomoćnika ili neprecizno opisana radnja, ovjera to neće otkriti. Institucija koja prima dokument hoće. Zbog toga sadržaj treba provjeriti prije ovjere.
Kako spriječiti odbijanje - tri koraka
- Prije pripreme dokumenta: provjeriti tačno šta institucija traži - vrstu dokumenta, nivo ovjere, rok važenja i da li treba original ili kopija.
- Prije ovjere: provjeriti da li dokument sadrži sve potrebne podatke, da li je ovlaštenje dovoljno precizno i da li forma odgovara zahtjevu (ovjera potpisa ili notarska obrada).
- Pri predaji: ponijeti i original i ovjerenu kopiju kada je to razumno i moguće. Ako institucija traži original, kopija ostaje za evidenciju. Ako traži kopiju, original se vraća.