Zašto punomoć ili ovjera ne budu prihvaćene - najčešće greške

Greška 1: Ovjera potpisa umjesto notarske obrade

Najčešći scenario: punomoć s potpisom ovjerenim u općini, a posao traži notarsku obradu. Općinski službenik potvrđuje samo da ste vi potpisali dokument. Notar kod obrade odgovara i za sadržaj: provjerava smije li posao proći, u kojoj formi i s kojim posljedicama.

Pravilo iz kojeg sve slijedi je član 90 Zakona o obligacionim odnosima: punomoć za posao koji traži posebnu formu mora i sama biti u toj formi. Ako ugovor mora biti notarski obrađen, mora i punomoć za njegovo potpisivanje.

Kod nekretnina se entiteti razlikuju. U Republici Srpskoj i Brčko distriktu promet nekretnina obavezno ide kroz notarski obrađenu ispravu, pa i punomoć za prodaju stana mora kod notara. U Federaciji BiH je Ustavni sud FBiH odlukom U-22/16 ukinuo obaveznu notarsku obradu, pa se za zemljišnu knjigu načelno prihvataju i ugovori s ovjerenim potpisima. Praksa ipak nije ujednačena i dio ureda i dalje očekuje notarski akt, zato formu prije potpisivanja provjerite kod zemljišnoknjižnog ureda ili notara koji će posao raditi.

Prije ovjere pitajte instituciju koja dokument prima da li joj je dovoljna ovjera potpisa ili traži notarsku obradu. Formulacije „notarski obrađeno" ili „u formi notarskog akta" znače da općinski šalter ne pomaže.

Greška 2: Punomoć ne pokriva konkretnu radnju

„Ovlašćujem ga da me zastupa u svim pravnim poslovima" zvuči kao najšire moguće pokriće, a upravo takve formulacije padaju. Član 91 Zakona o obligacionim odnosima opštu punomoć ograničava na redovne poslove; za sve izvan toga punomoćnik mora imati posebno ovlaštenje. Za preuzimanje mjenične obaveze, jemstvo, poravnanje ili odricanje od nekog prava bez naknade zakon traži posebno ovlaštenje za svaki pojedini slučaj.

Institucije se toga drže. Sud, notar i zemljišna knjiga očekuju da u punomoći piše konkretna radnja, predmet i granice ovlaštenja, pa je najsigurnije u punomoći navesti tačno za šta se daje ovlaštenje: koji zahtjev, koja nekretnina s brojem uloška, koji predmet s brojem spisa.

Greška 3: Nepotpuni podaci u punomoći

Bez JMBG-a, adrese ili broja lične isprave institucija ne može pouzdano utvrditi ko je koga ovlastio, i to je dovoljan razlog za vraćanje. Isto vrijedi za radnju opisanu tako uopšteno da se ne vidi na šta se odnosi.

Minimum koji punomoć mora nositi: puno ime i prezime vlastodavca i punomoćnika, JMBG ili broj ličnog dokumenta za oboje, tačan opis radnje, datum i potpis vlastodavca.

Greška 4: Ovjerena kopija umjesto originala (ili obrnuto)

Institucija traži original, stigne ovjerena kopija. Ili traži ovjerenu kopiju, stigne obična fotokopija. U oba slučaja predmet stoji dok ne donesete pravi nivo dokumenta.

Nivoa su tri: obična fotokopija bez dokazne snage, ovjerena kopija na kojoj je službenik potvrdio da odgovara originalu, i original. Koji nivo treba, određuje institucija, pa to pitanje postavite prije predaje, u istom pozivu u kojem provjeravate nivo ovjere.

Greška 5: Dokument je „star"

Ovjera i izvod nemaju zakonski rok trajanja, ali institucija smije tražiti svjež dokument. U praksi se najčešće traži da izvod, uvjerenje ili ovjerena kopija ne budu stariji od tri, šest ili dvanaest mjeseci. Dio službi isto pravilo primjenjuje i na punomoć: formalno važi dok je vlastodavac ne opozove, ali s datumom ovjere starijim od godinu teško prolazi.

Kad rok nigdje ne piše, pitajte koliko star dokument smije biti prije nego što ga pribavite, pogotovo ako se izvodi plaćaju.

Greška 6: Pretpostavka da ovjera potvrđuje sadržaj

Ovjera potpisa potvrđuje ko je potpisao. Ovjera kopije potvrđuje da kopija odgovara originalu. Ništa od toga ne govori da je sadržaj tačan, potpun ni zakonit.

Pogrešan JMBG, zamijenjena imena ili radnja opisana u pola rečenice prolaze kroz ovjeru bez ijedne primjedbe, jer službenik sadržaj i ne čita. Primjedbu stavlja institucija koja dokument prima, obično kad je već kasno. Sadržaj zato provjerite prije odlaska na ovjeru, istom pažnjom kojom se ugovor čita prije potpisa.

Greška 7: Punomoć je opozvana, istekla ili je vlastodavac umro

Punomoć nije trajna. Vlastodavac je može opozvati u svako doba, izjavom bez posebne forme, čak i ako se ugovorom odrekao tog prava (član 92 ZOO). Ako je u punomoći naveden rok ili je vezana za jedan postupak, prestaje istekom roka ili završetkom postupka.

Smrću vlastodavca punomoć po pravilu prestaje (član 94 ZOO). Za porodice je to najbolnija varijanta: račun preminulog se ne smije prazniti po staroj punomoći, nego se čeka ostavinski postupak, a isto vrijedi i za prodaju stana ili auta.

Institucija koja posumnja da je punomoć opozvana ili da vlastodavac više nije živ smije tražiti svjež dokaz: noviji datum ovjere, izjavu da punomoć nije opozvana ili kontakt s vlastodavcem. Za to ima i razlog, jer odgovara ako postupi po punomoći koja više ne važi.

Greška 8: Ime na dokumentima se ne poklapa

Punomoć glasi na vjenčano prezime, a lična karta još na rođeno. Ili strani dokument piše ime bez dijakritike, pa je Đorđe postao Dordje. Službenik koji ne može upariti ime na punomoći s imenom u ličnoj ispravi dokument vraća, jer za njega to formalno nisu ista osoba.

Rješenje je da svi dokumenti u istom postupku glase identično. Poslije vjenčanja ili razvoda prvo se usklađuju lični dokumenti, pa tek onda prave punomoći. Za razlike u transliteraciji iz stranih isprava obično se prilaže izvod iz matične knjige koji povezuje oba oblika imena, a sudskom tumaču kod prevoda recite kako je ime upisano u vašim bh. dokumentima.

S ovim ide i najbanalnija greška: istekla lična karta ili pasoš na dan ovjere. Identitet se utvrđuje važećim dokumentom, pa s isteklim nema ni ovjere ni punomoći.

Strana punomoć: konzulat, strani notar i apostille

Za dokument ovjeren van BiH pitanje nije samo forma nego i porijeklo ovjere. Najsigurniji put je konzulat: ovjera u diplomatsko-konzularnom predstavništvu BiH ravna je ovjeri u zemlji, pa dokument ulazi u postupak bez ijednog dodatnog pečata i bez prevoda. Cijena su konzularna taksa i čekanje na termin.

Punomoć ovjerena kod stranog notara je strana isprava. Da bi je organ u BiH prihvatio, treba joj apostille države u kojoj je ovjerena, osim ako ta država s BiH ima bilateralni ugovor koji isprave oslobađa svake nadovjere. Ugovor imaju, između ostalih, Hrvatska, Slovenija, Srbija, Crna Gora, Austrija, Mađarska, Češka, Slovačka i Rumunija: punomoć od tamošnjeg notara prolazi samo s prevodom. Njemačka i Švicarska takvog ugovora nemaju, pa njihove ovjere idu s apostilleom, a isto vrijedi za SAD i ostale članice Haške konvencije bez posebnog ugovora. Za državu koje na ovom spisku nema računajte na apostille; ako nije ni u Haškoj konvenciji, čeka vas puna legalizacija.

Detaljan pregled po državama je u vodiču o ovjeri i prevodu stranih dokumenata, a kako punomoć i izjava iz inostranstva izgledaju u praksi, korak po korak, pokazuje vodič za ostavinu kad je nasljednik u inostranstvu.

Jedan izuzetak ide u suprotnom smjeru: za dokumente koji putuju konvencijskim putem po Haškoj konvenciji o izdržavanju iz 2007. legalizacija i apostille se ne smiju tražiti (član 41 Konvencije). Ako alimentaciju naplaćujete iz inostranstva preko nadležnih organa, apostille za te papire ne plaćate.

Prevod: priznaje se samo pečat sudskog tumača

Strani dokument, pa i strana punomoć, u postupak ulazi s prevodom ovjerenim pečatom stalnog sudskog tumača za taj jezik. Prevod agencije, poznanika ili profesora bez tog pečata ne vrijedi, ma koliko bio tačan. Sudski tumač je imenovan rješenjem ministarstva pravde i pečatom odgovara za vjernost prevoda.

Tumača tražite po jeziku: Federalno ministarstvo pravde objavljuje liste po jezicima na svojoj stranici, u Republici Srpskoj spisak vodi Ministarstvo pravde RS, a imaju ga i sudovi. Isprave na hrvatskom ili srpskom se ne prevode, jer su to jezici u službenoj upotrebi u BiH.

Institucije često očekuju da bude preveden i sam apostille pečat, ne samo tekst isprave, ali ta praksa nije ujednačena. Pitajte organ prije naručivanja, da ne platite stranicu prevoda koja nikome ne treba, ili da vam dokument ne bude vraćen zbog stranice koja fali.

Banka ne mora prihvatiti ni urednu punomoć

Kod banaka pravila postavlja interna procedura. I punomoć koja bi na sudu prošla bez primjedbe banka smije odbiti: mnoge prihvataju samo punomoć na vlastitom obrascu, potpisanu u poslovnici, ili traže notarski obrađenu punomoć s izričito navedenim računom i radnjama. To nije propust u zakonu nego poslovna praksa upravljanja rizikom, i na nju se ne možete žaliti šalteru.

Prije nego što platite ovjeru, nazovite banku i pitajte koju formu traži za konkretnu radnju: uvid u stanje, podizanje novca, gašenje računa. Šta punomoć za račun smije pokriti i koje rizike nosi, detaljnije u vodiču o punomoći za bankovni račun.

Odbili su dokument: redoslijed poteza

Odbijanje na šalteru obično dođe usmeno i uopšteno: „ovo nam ne vrijedi". Sljedeći redoslijed pretvara to u rješiv zadatak.

1. Tražite tačan razlog i tačan zahtjev, po mogućnosti pisano: koja forma treba (ovjera potpisa, notarska obrada, original), koji podaci fale, koliko star dokument smije biti. Službenik koji odbija treba znati reći šta bi bilo prihvatljivo.
2. Provjerite može li sadržaj ostati. Ako je problem samo nivo ovjere, isti tekst nosite na notarsku obradu ili novu ovjeru; ako fale podaci ili je radnja preširoko opisana, piše se nova punomoć.
3. Ako je vlastodavac u inostranstvu, odmah računajte cijeli lanac: nova ovjera u konzulatu ili kod stranog notara, apostille ako treba, prevod. To zna trajati sedmicama, pa krenite isti dan.
4. Ako dva službenika traže različito, zatražite pisanu informaciju ili pojašnjenje nadređene službe. Usmena uputstva se razlikuju od šaltera do šaltera; ono što je napisano, obavezuje.
5. Pazite na rokove postupka zbog kojeg vam dokument treba: zatražite produženje ili pisano najavite da dokumentaciju dopunjavate, da vam predmet ne bude odbačen dok čekate novu ovjeru.

Kako spriječiti odbijanje: tri provjere

Većina odbijanja se spriječi jednim telefonskim pozivom prije pripreme dokumenta. Tri provjere pokrivaju gotovo sve greške iz ovog teksta.

1. Prije pripreme: pitajte instituciju koja dokument prima šta tačno traži. Vrstu dokumenta, nivo ovjere, original ili kopiju, dozvoljenu starost dokumenta.
2. Prije ovjere: pročitajte dokument očima službenika koji ga prima. Jesu li svi podaci potpuni, imena identična onima u ličnim ispravama, radnja opisana konkretno, forma ona koja je tražena?
3. Pri predaji: ponesite i original i ovjerenu kopiju kad je to izvodljivo. Traže li original, kopija ostaje vama za evidenciju; traže li kopiju, original se vraća.

Korisni izvori